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                  产?#20998;?#24515;

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                  档案管理系统(单机版)

                  2015-10-12 14:33:00

                  系统描述
                  档案综合管理系统单机版适用于政府机关部门、各级事?#26723;?#20301;、企业用户等建档单位的单用户管理。
                  应用该产品达到以下目标:
                  1、减少档案管理人员的简单重复劳动。
                  2、通过计算机管理手段的应用,提供档案集中统一管理及科学化、规范化管理的水平。
                  3、通过该系统全程有效管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个?#26041;凇?/span>
                  一、系统说明
                  操作系统支持:Windows98以上
                  数据库支持:ACCESS
                  开发工具:VB
                  二、系统特点
                  ■加密更安全
                  系统采用硬件加密机制,更安全,可靠。
                  ■著录项可灵活定制
                  档案库著录项可由用户?#36828;?#20041;。根据用户的使用习惯,可?#36828;?#20041;著录项的默认值、携带项、约束项、主题词标引、标准格式、数据字典和实体分类。
                  ■灵活的报表编目
                  提供灵活的报表编目方式,用户可以?#36828;?#20041;报表样式,适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。
                  三、系统主要功能介绍
                  ■收集系统
                  一、录入功能
                  (1)PDE档案管理系统提供灵活的数据录入方式:列表式多?#26032;?#20837;、卡片式录入及录入控制功能。
                  (2)系统提供了?#36828;?#20041;录入框的位置和大小,可以?#36828;?#20041;录入参照。
                  (3)系统提供个性化布局保存功能,将用户常用的录入方式、录入项目排列格式、录入项行高、录入项列宽、字体大小颜色等,保存成用户自己的布局文件。
                  二、原文管理
                  (1)提供方便快捷的电子原文管理功能。实?#24515;柯加?#30005;子文件间一对一或者一?#36828;?#30340;关系。
                  (2)原文挂接方式多样化:单个挂接、批量挂接。
                  三、数据转换
                  系统提供数据导入、导出功能。支持EXCEL、ACCESS格式的数据平滑导入、导出。
                  四、查看方式
                  系统提供三种档案查看方式:分组查看、检索查看、关联查看。
                  (1)分组查看提供了按照一项或多项字段组合查看。档案条目浏览简洁明了。
                  (2)检索查看通过详细检索,搜索出准确信息。
                  (3)关联查看能实现案卷与卷内文件的关联,通过案卷条目可以直?#30828;?#30475;卷内文件信息。
                  ■ 管理系统
                  一、档案整理
                  档案经过收集进入系统后,进行整理归档。一文一件整理:
                  对已经收集录入的档案进行一文一件归档,归档时自己定义档号规则,形成档号。
                  二、报表编目
                  (1)支持所有行?#26723;?#26723;案报表
                  (2)支持检索打印
                  (3)支持分组打印
                  (4)支持用户?#36828;?#20041;报表
                  (5)支持动态参数设置
                  三、档案统计
                  (1)统计分析
                  档案统计分析是针对具体的档案库进行统计分析,根据档案库具体的著录项进行统计,?#28909;?#20445;管期限、责任者等。
                  (2)馆藏统计
                  馆藏统计主要根据具体的著录项将所有符合规范的档案库条目统计,并可以选择统计某具体档案室所有档案或者一类档案进行统计。
                  (3)分类统计
                  分类统计根据实体分类信息进行统计。
                  (4)交叉统计
                  实现针对具体档案库的主流相的纵向交叉统计
                  四、实体借阅
                  档案借阅是档案利用的一部份。档案利用主要是对纸介质的工程图纸、文书档案等文件的实体档案借阅和电子文件档案的查阅管理。它帮助管理员记录?#30475;?#30340;借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限。另一方面,档案利用还能用归还管理对已借出的文档进行归还管理,利用催还管理检索到期未归还的文档,利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况。工作人员不需要再像以往那样手工整理大量借?#30446;ǎ?#32780;是在计算机上指定应归还日期,便可检索出所有?#27604;?#24212;归还的文件的信息和借阅人的情况,因此,利用档案利用管理借阅,不但大大提高了工作人员的效率,并且实现了智能化办公。
                  实体借阅是对实体档案借阅信息进行登记。根据借阅人的需要,检索出档案并进行登记,登记后方可取实体给借阅人。
                  实体归还是对已经登记借阅的信息进行归还处理。对实体档案还?#23665;?#34892;催还,统计查询。
                  借阅报表是对已经归还的借阅信息的查看、检索、实体借阅统计等。
                  还?#23665;?#21040;期未归还的借阅记录统计出来,供管理人处理,?#21592;?#36827;行催还!
                  五、档案鉴定
                  档案鉴定是实现档案的销毁工作,在销毁之前要对档案做标记。档案鉴定包括功能如下:到期鉴定、开放档案鉴定、濒危档案鉴定、遗失档案鉴定。经销毁的档案可以直?#26377;?#25104;销毁清册,打印并保存。
                  六、档案保管
                  档案保管体系是档案保管库房?#29575;?#24230;和库房安全性指标的登记,形成报表和曲线图。
                  七、档案检索
                  检索是用户经常查询浏览档案必须的要求。快速方便的检索有助于提高用户的效率。系统提供:
                  (1)复合检索:用户可以选择多条著录项目,设置条件检索。
                  (2)跨库检索:实现若干库同时检索。
                  (3)目?#25216;?#32034;:直接输入关键字检索。
                  ■ 系统管理
                  系统管理提供档案模版、档案报表、参数、数据备份、还原、密码修改等管理。
                  一、数据字典
                  维护系统需要的公共数据的数据字典,?#21592;?#37325;复利用,如:
                  责任者:文件形成单位;
                  保管期限:永久、长期、短期等;
                  密级:秘密、机密、绝密、内部、公开等;
                  主要功能有:添加、删除、修改数据字典。
                  使用数据字典:
                  若某个字段参照了“数据字典?#20445;?#25968;据录入?#20445;?#36825;个字段就有一个下拉框,有系统提供的数据供选择。
                  二、实体分类
                  实体分类指本单位管理职能,以及档案形成的特点编制一个具有若干层次和类别,且适应计算机识别的文件归档实体表的过程。它由上、下级类目序号、类目名称组成。对于企事?#26723;?#20301;来说,档案具有标准分类表,一般情况是十个类,但可以根据自己情况进行调整。
                  根据企事?#26723;?#20301;的具体要求,可扩充添?#26377;?#30340;分类,修改分类。系统默认提供文书档案的十大类别。
                  使用实体分类:
                  若某个字段参照了“实体分类?#20445;?#25968;据录入?#20445;?#36825;个字段就有一个下拉框,有系统提供的数据供选择。
                  三、档案模版
                  模版是档案库的基础结构,管理了所有档案类别的档案著录项。修改档案库结构必须先修改相应模版,模版管理是指本系统已经提供了一些固定模版,为了方便用户操作,专门提供了接口,用户可以灵活定义、更改或创建模版。
                  四、报表管理
                  系统提供了常用档案模板类型和对应档案报表,若有特殊的档案类型,可以自己新建档案模板类型,并由档案类型建立对应的报表。
                  支持所有的档案报表,如卷内目录、案卷目录、全引目录、案卷封面、备考表等。
                  且支持报表格式的自己定制,根据检索要求打印报表。
                  在打印“卷内目录”、“案卷目录”等一些报表?#20445;?#32463;常会看到“修改”这个按钮,在打印时?#19981;?#36935;到字段太短、预留装订线位置调整等一些可能出现的问题,这时可以进行报表再设计。
                  报表设计包括设计新表和修改报表两部分。建设新报表的过程包括定义报表的样式以及?#39068;?#20010;定义存储文件,扩展名为.frx。每个报表文件还跟随一个相关文件.frt文件,本系统所有的报表存放在安装系统的\report下面,为了修改报表便于查找,报表的名称最好统一用每个汉字的第一个拼音字母起名(如:全引目录可以用qyml代替)。
                  五、用户管理
                  用户是档案管理与使用的实际操作者,档案管理者可以添?#26377;?#25913;用户。
                  六、密码管理
                  提供密码修改功能!

                  ?#30001;?#38405;读



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